Le formazioni
Il programma copre i dati, le decisioni restano all’ente
Uno strumento non risolve una questione di organizzazione. Che cosa si può delegare a una macchina, che cosa resta alle persone e chi risponde di che cosa sono decisioni che restano in capo all’ente, e attorno al programma sono quindi disponibili due formazioni distinte, che si possono chiedere separatamente o insieme.
La prima
Usare il programma
Per l’équipe che lo adotta, di norma un incontro. Si guarda che cosa il programma copre e che cosa lascia scoperto, come si legge il pannello di ciò che va riletto, come si regolano le venticinque categorie e i nove temi dei dati particolari, e come si insegnano al glossario i nomi dei servizi del territorio, che sono l’anagrafica delicata che nessun elenco generale contiene.
Si lavora su testi fittizi, costruiti sul genere di documenti che quel servizio scrive davvero, cioè verbali d’équipe, progetti individualizzati, relazioni per i servizi invianti. L’incontro si chiude dicendo dove il passaggio entra nelle procedure di scrittura già in uso, perché uno strumento che resta fuori dalle procedure viene usato per due settimane e poi dimenticato.
Due incontri se l’ente vuole arrivare a una procedura scritta. Si concorda a preventivo, anche insieme alla licenza d’ente.
La seconda
L’intelligenza artificiale nei servizi
Per chi dirige una cooperativa sociale, un consorzio, un ente gestore o un servizio pubblico. Nei servizi educativi e sociali l’intelligenza artificiale non è arrivata con una delibera, e nemmeno con una circolare: è arrivata in silenzio, dalla porta di servizio, e oggi sta nelle scrivanie di chi scrive per i tribunali e per le commissioni, nei traduttori automatici con cui si parla con le famiglie, nella rendicontazione dei bandi che tiene in piedi i progetti. Chiunque lavori nei servizi la incontra già, che lo scelga o no, e nel frattempo le norme hanno cominciato a chiedere conto a chi governa le organizzazioni, non a chi digita: la legge italiana sull’intelligenza artificiale, in vigore dall’ottobre 2025, dice già tre cose che toccano da vicino un ente educativo e sociale, e sono riportate qui sotto.
Come si delibera su una materia così nuova e così trasversale? Un passo alla volta. Un percorso disegnato per intero chiederebbe all’ente di decidere tutto in una volta su un campo che sta ancora imparando a conoscere, e la proposta è quindi composta di sei primi passi, ciascuno piccolo, comprensibile in poche righe e attivabile da solo. Nessuno presuppone gli altri, e ciascuno si chiude lasciando qualcosa in mano ai servizi. Di ogni passo, qui sotto, c’è il problema da cui nasce, come si svolge e che cosa resta.
Che cosa chiedono già le norme
La legge 23 settembre 2025, n. 132, «Disposizioni e deleghe al Governo in materia di intelligenza artificiale» (Gazzetta Ufficiale n. 223 del 25 settembre 2025, in vigore dal 10 ottobre 2025), si applica insieme al regolamento (UE) 2024/1689 e fissa tre obblighi che riguardano da vicino chi dirige.
Verso chi lavora, il datore di lavoro o il committente è tenuto a informare il lavoratore dell’utilizzo dell’intelligenza artificiale, nei casi e con le modalità previsti dalle norme sulle condizioni di lavoro (articolo 11, comma 2).
Verso chi riceve la prestazione, nelle professioni intellettuali le informazioni sui sistemi impiegati sono comunicate al destinatario con linguaggio chiaro, semplice ed esaustivo, e l’uso resta limitato alle attività strumentali e di supporto, con prevalenza del lavoro intellettuale oggetto della prestazione (articolo 13). In ambito sanitario l’interessato ha comunque diritto di essere informato sull’impiego di queste tecnologie (articolo 7, comma 3).
Sulla responsabilità, nella pubblica amministrazione l’intelligenza artificiale opera in funzione strumentale e di supporto, e la persona resta l’unica responsabile dei provvedimenti e dei procedimenti in cui sia stata utilizzata (articolo 14, comma 2).
Gli inquadramenti normativi degli incontri sono brevi e in forma di bussola, e non sostituiscono il parere di un legale o del responsabile della protezione dei dati.
La fotografia degli usi
In quasi tutte le organizzazioni l’uso è oggi un fatto individuale e silenzioso. C’è l’educatrice che se ne serve ogni giorno senza dirlo, il collega che la prova per curiosità sul telefono personale, chi la rifiuta per convinzione e non sente il bisogno di dichiararlo. Ne segue che nessuno, nemmeno chi governa, sa con precisione chi usa che cosa, per quali compiti e con quali dati: e ogni decisione presa in queste condizioni, sulla formazione come sulle regole, è una decisione presa al buio.
Come si svolge. Un questionario breve e anonimo a tutte le équipe, perché l’anonimato è la condizione per cui le persone raccontano l’uso reale e non quello presentabile; alcuni colloqui con i coordinatori; circa tre settimane di raccolta, ed è il passo meno oneroso dei sei. Chiude un incontro di restituzione a chi governa l’ente.
Che cosa resta. La fotografia degli usi in corso, cioè la scrittura, le traduzioni, la ricerca di informazioni, il confronto sui casi, insieme ai rischi già aperti e ai bisogni formativi che i servizi dichiarano. Il valore sta in ciò che rende possibile dopo, perché permette di progettare la formazione sui dati e non sulle impressioni. Il questionario può chiudersi con una domanda di autocandidatura delle équipe, che serve al quinto passo.
La messa in sicurezza della scrittura
Nel lavoro sociale ci sono documenti che pesano sulla vita delle persone, cioè le relazioni per l’autorità giudiziaria e per i servizi invianti, i progetti individualizzati, le segnalazioni; e sono gli stessi documenti che trattano i dati più delicati che un ente custodisca, le storie dei minori, delle donne accolte, delle famiglie seguite. Proprio su questa scrittura gli strumenti generativi esercitano l’attrazione più forte, perché promettono sollievo dalla parte più faticosa del lavoro, e chi vi ricorre cerca respiro, non leggerezza. Le ragioni della cautela sono due. La prima è che un fornitore esterno di tecnologia non è tenuto ad alcun segreto professionale, e ciò che entra nei suoi sistemi esce di fatto dal servizio. La seconda è che la macchina, quando le si chiede di scrivere partendo da appunti scarni, riempie i vuoti con dettagli verosimili che nessuno ha osservato, e che rischiano di restare agli atti come se fossero stati visti davvero.
Come si svolge. Un incontro di quadro con la direzione e i coordinatori sulle norme già in vigore, riferite alle situazioni di lavoro reali; un laboratorio di tre ore per chi quei documenti li scrive ogni settimana, dove si fissa la regola dei dati e si pratica la copertura su testi costruiti apposta; la stesura condivisa di un patto d’uso, cioè un documento breve che dice che cosa si può delegare allo strumento e che cosa resta sempre alle persone.
Che cosa resta. Il patto d’uso, e una griglia da mostrare all’occorrenza ai servizi invianti e ai committenti come garanzia sul modo in cui i documenti nascono.
Il tempo restituito
Ogni équipe conosce la sproporzione fra il tempo passato a documentare e il tempo passato con le persone, e sa quanto la seconda voce paghi il conto della prima. Se da una parte nessuno può negare che verbali, relazioni periodiche, modulistica e rendicontazione siano atti dovuti, dall’altra è pur vero che assorbono ore che il lavoro educativo non ha; ed è proprio su questo carico che gli strumenti rendono di più, a condizione di sapere che cosa delegare e che cosa custodire. Il criterio è semplice da enunciare e impegnativo da tenere: la macchina aiuta finché ci assiste nello scrivere ciò che abbiamo pensato, e comincia a fare danno quando prende a pensare ciò che poi scriviamo. La lettura della situazione, la valutazione e la scelta delle parole che contano restano al professionista; la fatica della stesura può essere alleggerita.
Come si svolge. Due laboratori di tre ore, per équipe o per gruppi misti. Il primo lavora sulla scrittura professionale senza far uscire i dati, con una procedura precisa praticata su casi verosimili, cioè decidere prima i contenuti e affidare poi allo strumento la stesura, controllando riga per riga. Il secondo affronta la parte ripetitiva di bandi e rendicontazione, dove non ci sono né voce da difendere né dati da proteggere.
Che cosa resta. Una griglia d’uso e alcune schede operative, impiegabili già dal giorno successivo.
La linea dell’ente
Prima o poi ogni organizzazione dovrà darsi una regola su questi strumenti, e la differenza la farà il modo in cui quella regola è nata. Una regola calata dall’alto viene aggirata, non per cattiva volontà ma perché nessuno la sente propria; una regola discussa con chi lavora viene presidiata, perché chi ha contribuito a pensarla ne diventa il primo custode. Questo passo, di conseguenza, non consegna un regolamento scritto da un consulente, ma accompagna l’ente a scriversi la propria linea.
Come si svolge. Due tavoli di lavoro con coordinatori e responsabili, la stesura del documento, la validazione da parte dell’organo di governo e un momento di presentazione alle équipe. La linea non aggiunge un adempimento, perché si innesta sui presidi che l’ente già mantiene, dal sistema qualità alle certificazioni al bilancio sociale, e ne diventa un capitolo.
Che cosa resta. Una linea deliberata e firmata, spendibile anche verso committenti e finanziatori, che su questi temi cominciano a fare domande.
La sperimentazione nei servizi che si candidano
E se l’ente preferisse vedere, prima di decidere? Vedere, su una materia nuova, significa provare su scala piccola. La sperimentazione comincia con una chiamata interna: le équipe interessate si candidano, e fra queste si scelgono due servizi, preferibilmente di aree diverse, perché ciò che regge in contesti lontani fra loro ha buone probabilità di reggere anche altrove.
Come si svolge. Un colloquio preparatorio con i coordinatori dei servizi scelti e tre incontri per ciascuna équipe, costruiti sugli usi reali di quel servizio; chiude una restituzione a chi governa, onesta su ciò che ha retto e su ciò che non ha funzionato. L’estensione agli altri servizi si valuta soltanto se i risultati convincono.
Che cosa resta. Una decisione facile da prendere e altrettanto facile da revocare. L’autocandidatura, poi, è essa stessa un criterio di lavoro: seleziona la motivazione, che negli adulti è la condizione prima di ogni apprendimento, e dice a chi governa dove sta l’interesse reale dentro l’organizzazione. I servizi seguiti in supervisione restano fuori da questo passo, perché i ruoli rimangano distinti e la prova sia credibile.
L’alfabeto comune
Un bisogno attraversa tutti gli altri, ed è quello di un linguaggio comune. Oggi ciascuno ha imparato da solo quello che sa, chi da un corso improvvisato, chi da un figlio, chi provando; così, quando in équipe si parla di intelligenza artificiale, capita di usare le stesse parole per intendere cose diverse, e la discussione si arena prima di cominciare.
Come si svolge. Un incontro base di tre ore, uguale nel formato e ripetuto per gruppi misti fino a coprire chi lo desidera, su che cosa fa un modello generativo, su che cosa non gli si deve mai consegnare e su dove può aiutare nel lavoro quotidiano dei servizi. È il passo con la copertura più larga e l’organizzazione più semplice, perché il formato non cambia da un gruppo all’altro.
Che cosa resta. A ciascun partecipante una scheda essenziale, da riprendere in équipe quando il tema si ripresenta, e un lessico condiviso che fa da base a qualunque altro passo.
Da quale passo cominciare. Da ciò che oggi pesa di più. Se la preoccupazione riguarda la responsabilità verso le persone accolte e verso chi lavora, la messa in sicurezza copre i rischi che non possono aspettare; se pesa il carico documentale delle équipe, il tempo restituito dà un beneficio riconoscibile fin dal primo incontro; quando non è chiaro da dove partire, la fotografia degli usi costa poco e orienta tutte le scelte successive. La linea dell’ente può aprire il percorso, per chi vuole una cornice deliberata prima di ogni formazione, oppure chiuderlo, quando i passi già compiuti hanno prodotto abbastanza esperienza da meritare una regola scritta; e l’alfabeto comune si combina con qualunque altro passo, e può precederli tutti.
Come si lavora. Il metodo è attivo in ogni incontro, perché su questa materia le lezioni frontali lasciano poco. Esercitazioni, simulazioni e lavoro in sottogruppi si svolgono sempre su materiali verosimili costruiti apposta, mai su dati reali, perché la tutela delle persone si insegna anche praticandola nel modo stesso in cui ci si forma. Gli inquadramenti normativi sono brevi e in forma di bussola, e non sostituiscono il parere di un legale o del responsabile della protezione dei dati, che su alcuni passaggi resta necessario. Ogni passo lascia strumenti in uso, cioè griglie, tracce e schede, non dispense destinate a un cassetto.
Come si chiede. Le due formazioni si concordano a preventivo, anche insieme alla licenza d’ente, e calendario, composizione dei gruppi e perimetro economico si definiscono dopo un confronto sulle priorità. Per la richiesta si scrive a info@illasciapassare.it.